¿Qué es un PMO?

Definición de PMO

Me parecen incorrectas la mayoría de las definiciones de lo que es un PMO y que se expresan como una oficina dentro de una organización, que:

  • Define y mantiene estándares de procesos, relacionados a la gestión de proyectos.
  • Estandariza y economiza recursos mediante la repetición de aspectos en la ejecución de diferentes proyectos.
  • Es la fuente de la documentación, dirección y métrica en la práctica de la gestión y de la ejecución de proyectos.

Considero que algunas de estas funciones son parte de lo que una PMO debe hacer, pero no son su elemento escencial.  En mi opinión, una PMO es la oficina encargada de elevar el grado de madurez de la organización, en soporte de su estrategia.

Para clarificar esto, considérese la definición de gerencia de proyecto que establece el PMI:

La aplicación del conocimiento, habilidades y técnicas para ejecutar proyectos de manera efectiva y eficiente.

Es una competencia organizacional estratégica que alinea las metas del proyecto a los objetivos sociales o de negocio, haciendo más competitiva a la organización

Para empezar, una organización debe tener una estrategia en la que incluya el rol de los proyectos (internos y externos).  Obviamente, la falta de una estrategia o la ausencia de un rol para los proyectos son situaciones incompatibles con un PMO efectivo[1].

El segundo aspecto es el grado de madurez de la organización (ya que se trata de una competencia organizacional) en materia de gerencia de proyectos.  Existen varios modelos de madurez, si bien todos son razonablemente semejantes.  La figura muestra un modelo de madurez.

Grado de Madurez Organizacional en Gerencia de Proyectos

Grado de Madurez Organizacional en Gerencia de Proyectos

El papel fundamental de la PMO es entonces, dada una estrategia organizacional y definido el papel de los proyectos en ella, acordar con la dirección el grado de madurez que se debe lograr y establecer un plan para llevarlo a cabo.

La responsabilidad del PMO

La capacidad de influencia de una PMO en el desarrollo de la madurez de la organización en gerencia de proyectos, depende en buena medida de la misión que le asigne la alta dirección.  Así por ejemplo, un PMO situado a un nivel bajo, quedará limitado a elaborar reportes y tendrá poca influencia.  La figura siguiente[2] muestra una relación entre las funciones de un PMO según su posición en la organización.

Nivel de responsabilidad y funciones asociadas para un PMO

Nivel de responsabilidad y funciones asociadas para un PMO

Plantilla

La plantilla de personal debe ser profesional, dominadora de la competencias requeridas para su puesto.  En particular, el encargado del PMO, debe tener experiencia en el manejo de proyectos.  No es un puesto para aprender qué es gerencia de proyecto, ni es suficiente haber tomado cursos de gerencia de proyectos o conocerse de memoria el PMBOK[3].

El resto del staff debe conocer de costos o de programación[4], según la posición que le toque, o bien ser gerentes de proyecto con experiencia, en su caso.



[1]        Se anexa el artículo:  The Project Management Office – In Sync with Strategy

[2]        Tomada del sitio http://www.corepmsa.com

[3]        PMBOK (Project Management Book of Knowledge) es el manual por excelencia que ha publicado del PMI (Project Managment Institute).

[4]        En el sentido de programa de actividades

Una larga (43 años) y amplia experiencia profesional, que incluye la academia, la industria y el sector público, así como las áreas: técnica, administrativa, comercial, le permite abordar con propiedad una gran variedad de temas de ingeniería y proyectos.

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